Serviço de Hospedagem
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Objetivo: Controlar e uniformizar as solicitações de HOSPEDAGENS no âmbito do Centro Tecnológico, utilizando formulário digital HOSPEDAGEM, postado no endereço eletrônico https://portal.ctc.ufsc.br/processos-automatizados/, criado pela Direção do CTC.
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1. Preparação Preenchimento do Formulário – Solicitante
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1º passo: Para formalizar o pedido de hospedagem o solicitante deverá preencher o formulário “HOSPEDAGEM” postado no endereço eletrônico https://portal.ctc.ufsc.br/processos-automatizados/, atendendo os pré-requisitos:
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Antes de preencher o formulário o solicitante deve acessar os hotéis conveniados com a EMCATUR, pelo fone 4256, junto ao DGP, fazendo uma pré-reserva antes de proceder a solicitação;
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Na descrição da execução dos serviços deve ser justificado o pedido, mediante o preenchimento dos seguintes campos: objetivo, nome do responsável, email e telefone. Neste caso o responsável pelo pedido será declarado como o fiscal do serviço;
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Preenchido o formulário HOSPEDAGEM, vai para fila de trabalho da chefia imediata (Departamento de Ensino correspondente).
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2. Prazo de entrega do Formulário – Solicitante
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1º passo: Preencher o formulário com antecedência mínima de 48 horas para Direção do CTC, e 24 horas de antecedência da Direção do CTC para o Departamento de Projetos e Contratos/DPC, conforme recomendação.
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3. Aprovação da Solicitação – Chefia do Departamento / Direção do CTC
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1º passo: Na fila de trabalho da Chefia do Departamento a solicitação se aprovada é submetida a apreciação da Direção do CTC, caso contrário, indeferida, retorna para o usuário;
2º passo: Na fila de trabalho da Direção do Centro Tecnológico, o gestor correspondente (divisão interna) submete a apreciação do Diretor do CTC, que avalia a procedência e relevância da solicitação, se aprovada, é verificado a existência de recursos, caso contrário, indeferida retorna para o usuário.
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4. Transferência Orçamentária – Direção do CTC / Direção DGO
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1º passo: Autorizada a emissão da requisição, mas não havendo saldo suficiente na cota HOSPEDAGEM, junto ao Departamento de Projetos e Convênios/DGP, para operacionalizar da aquisição, a Coordenadoria de Apoio Administrativa providencia o relatório financeiro do Centro de Custo do Centro Tecnológico, existente no sistema MATL (nos campos: Empenho, Solicitação de Empenho, Saldo), para análise e tomada de decisão do Diretor do Centro Tecnológico;
2º passo: Após análise do relatório financeiro o Diretor do CTC seleciona a rubrica a ser debitada, autorizando a Coordenadoria de Apoio Administrativo a transferência de recursos orçamentários correspondentes;
3º passo: A Coordenadoria de Apoio Administrativo, autorizado pelo Diretor do CTC providencia a transferência orçamentária, mediante solicitação digital, via SPA/SOLAR, encaminhado para Departamento de Gestão Orçamentária – DGO, setor DGO/PROPLAN, assunto e grupo de assunto: SOLICITAÇÃO, informando no corpo da descrição a rubrica e a fonte a ser credita na cota alimentação/hospedagem;
4º passo: O Departamento de Gestão Orçamentário – DGO, de posse da solicitação digital, viabiliza a transferência dos recursos, mediante Nota de Dotação, atribuindo o crédito na cota alimentação/hospedagem, gerenciado pela Departamento de Projetos e Convênios/DGP.
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5. Emissão da Requisição
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1º passo: Após o crédito a Secretaria Administrativa da Direção do Centro Tecnológico providencia a requisição de HOSPEDAGEM, via sistema MATL, modulo DMSG, HOSPEDAGEM, em nome do solicitante, preenchendo os campos da requisição, tendo como parâmetro as informações existente no formulário HOSPEDAGEM (formulario.ufsc.br);
2º passo: Preenchido a requisição é enviado de forma digital para o DGP;
3º passo: No DGP a solicitação é encaminhada para a EMCATUR, mediante emissão da requisição e a EMCATUR emite o autorização para o hotel selecionado, dúvida ramal 4256;
4º passo: Quando ocorrer solicitações fora de prazo a Direção do CTC deve obter a autorização, via telefone junto ao Direção do DGP;
5º passo: Autorizado pela DGP, a Secretaria Administrativa da Direção do CTC formaliza o pedido via SPA, encaminhando para DGP, utilizando as informações arroladas no formulário HOSPEDAGEM, incluindo o centro de custo.
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6. Alteração/Cancelamento da Requisição
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1º passo: Em caso de alteração ou cancelamento da requisição a Secretaria do Centro Tecnológico deverá preencher o formulário disponível no endereço eletrônico http://dpc.proad.ufsc.br/formularios/, salvar na área de trabalho do computador e encaminhar para DGP, via solicitação digital, no módulo SPA, do sistema SOLAR, para o setor destino: CCT/DGP/PROAD;
2º passo: Posteriormente anotar o número da solicitação digital para efeito de acompanhamento e controle.
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Informações adicionais
Duvidas no DGP podem ser obtidos no ramal 4256, com _________________e EMCATUR no fone: _________________;
Os casos excepcionais deverão ser apreciados pelas Chefias de cada departamento e posterior aprovação da Direção do CTC.
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