Centro Tecnológico

SOLICITAÇÃO DE PASSAGENS – CONVIDADOS E ALUNOS

Objetivo: Controlar e uniformizar as solicitações de passagens no âmbito do Centro Tecnológico para convidados e alunos, utilizando respectivo formulário,   postado no endereço eletrônico https://portal.ctc.ufsc.br/processos-automatizados/,  criado pela Direção do CTC.

Solicitante (usuários): Discentes e convidados

ETAPAS DO PROCEDIMENTO VIA portal.ctc.ufsc.br/processos-automatizados/

1. Preenchimento do Formulário

1º passo: Os pedidos devem  ser encaminhados, mediante o sistema administrativa, postado na página https://portal.ctc.ufsc.br/processos-automatizados/, no prazo estipulado.  O solicitante ao preencher os campos definidos no formulário, deverá incluir os anexos previstos.

 2. Prazo de entrega do Formulário

1º passo: As solicitações de passagens devem ser encaminhadas  à Direção do CTC  até o dia 18 do mês que antecede o evento. Fora deste prazo serão devolvidos.

 3. Tramitação do Formulário

1º passo: Esta solicitação passa pela fila de trabalho da Chefia do Departamento e da Direção do Centro Tecnológico. A cada tramitação, é emitido email para o solicitante,  informando o resultado da tramitação (deferindo ou indeferindo).

2º passo: Para alunos e servidores técnico-administrativos e docentes não lotados no Centro Tecnológico a tramitação vai para fila de trabalho da Coordenadoria de Apoio Administrativo.

 4. Seleção da dos pedidos

1º passo: Entre  os dias 19º e 20º do mês que antecede o evento,  mediante planilha dos pedidos apresentados,é realizado a seleção tendo entre outros critérios de  qualidade:

• Orçamento previsto para o mês em questão;

• Objetivo da viagem;

• Estimativa de custos das diárias e passagens;

• Vinculação do serviço ou evento a programas, projetos ou ações em andamento no Centro Tecnológico;

• Relação de pertinência entre a função ou cargo do proposto com o objetivo da viagem;

• Número de viagens já concedidas ao mesmo solicitante;

2º passo: O resultado das liberações é divulgado no site do Centro Tecnológico;

3º passo: Os solicitantes contemplados devem contatar Direção do CTC, entre os dias 21º e 25º,  para detalhamento do pedido formulado.

 5. Transferência Orçamentária

1º passo: Autorizada aquisição da passagem e liberação da respectiva, mas não havendo saldo suficiente na nas  respectivas rubricas, a  Coordenadoria de Apoio Administrativa  providencia o  relatório financeiro do Centro de Custo do Centro Tecnológico, existente no  sistema MATL (nos campos:  Empenho, Solicitação de Empenho, Saldo),  para análise e tomada de decisão do Diretor do Centro Tecnológico;

2º passo:  Após análise do relatório financeiro o  Diretor do CTC seleciona a rubrica  a ser debitada,   autorizando a Coordenadoria de Apoio Administrativo a transferência de recursos orçamentários  correspondente;

3º passo: O Coordenadoria de Apoio Administrativo, autorizado pelo Diretor do CTC,  providencia a transferência orçamentária,  mediante solicitação digital, via SPA/SOLAR, encaminhado para Departamento de Gestão Orçamentária – DGO, setor DGO/PROPLAN, assunto e grupo de assunto: SOLICITAÇÃO,  informando no corpo da descrição a rubrica e a fonte a ser credita na cota  alimentação/hospedagem;

4º passo: O Departamento de Gestão Orçamentário – DGO, de posse da solicitação digital,  viabiliza a transferência dos recursos, mediante Nota de Dotação, atribuindo o crédito na rubrica passagem  ao Sistema http://www1.scdp.gov.br.

 6. Emissão da Requisição

1º passo: Selecionados as solicitações é providenciado inclusão no  “Sistema de Concessão de Diárias e Passagens – SCDP” – http://www1.scdp.gov.br, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão,  programa utilizado para registro de diárias e passagens pelos órgãos da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional,  tendo como parâmetro as informações existente no formulário apresentado pelos solicitantes.

2º passo: Dois passos importantes para implementar o bilhete eletrônico:

• Aprovada a viagem o responsável na Direção do Centro Tecnológico fará cotação das passagens junto à EMCATUR (agência de viagens que atende a Universidade), optando pelo bilhete da passagem aérea de menor preço, levando em conta o horário e o período da participação do servidor no evento, a pontualidade, o tempo de traslado e a otimização do trabalho. A opção será feita em conjunto com a pessoa que irá viajar;

• Após a solicitação eletrônica através do portal do SCDP, o solicitante receberá email informando os bilhetes eletrônico da viagem adquirido.

7. Alteração/Cancelamento da Requisição

1º passo: Para alterações de data ou horário de retorno dos bilhetes de passagens aéreas emitidas, por determinação ou escolha do solicitante, que gerem custo para remarcação, este custo da transferência/alteração será de responsabilidade do beneficiado.

8. Prestação de contas

1º passo: Após realização da viagem,  o aluno ou convidado,  deverá prestar contas da viagem em até 5 dias úteis após o retorno,  preenchendo o relatório de viagem disponível em https://portal.ctc.ufsc.br/processos-automatizados/, anexando a ele documentos comprobatórios da prestação do serviço, incluindo canhotos dos cartões de embarque e outros documentos que comprovem que a realização da viagem (nota fiscal do hotel, notas fiscais de gastos com alimentação, etc.).